Problemas de estoque recorrentes podem ocasionar erros na operação e prejuízos financeiros. Mas pensar em uma boa gestão de estoque nas corporações vai muito além da questão dos custos envolvidos. Na verdade, estar a par do inventário de maneira assertiva e integrada permite que os consumidores sejam prontamente atendidos.
Ainda que essa seja uma área operacional, ao garantir um bom gerenciamento de estoque, muitas situações desconfortáveis são evitadas como, por exemplo, a perda de mercadorias e quebras de estoque. É exatamente por esse motivo que o foco deve estar voltado para o controle e rastreabilidade do estoque, bem como os devidos investimentos em tecnologia precisam ser realizados.
Mesmo que a boa gestão do estoque seja reconhecida como uma parte importante da operação de uma empresa, alguns gestores ainda se confundem ao longo do processo de administração e se veem presos em armadilhas perigosas. Para saber quais são elas e como evitá-las, continue a leitura.
1. Ausência de integração com outros setores
É muito comum que os empreendedores tomem decisões de extrema relevância sem levar em consideração algo de extrema importância: os números reais da situação estoque. Para evitar problemas de estoque, é necessário que o departamento de vendas saiba a quantidade exata de itens disponíveis para que as negociações possam ser iniciadas.
No entanto, olhando sob outra perspectiva, a gestão de estoque também precisa estar a par da demanda de vendas para que toda a movimentação de produtos seja devidamente gerenciada. Dessa maneira, todos os setores precisam funcionar de forma integrada e garantir que o inventário seja atualizado em tempo real.
A solução, neste caso, é utilizar sistemas e tecnologias que garantam esta integração com eficiência e controle. Assim, é possível entender qual é a real disponibilidade de estoque, dando previsibilidade às demandas. Seguindo esses passos, garantimos que as entregas e vendas não sejam prejudicadas, evitando atrasos e perdas.
2. Quebra de estoque
A quebra de estoque é um dos fatores que pode gerar atrasos nas entregas de mercadorias e, em muitos casos, a perda da venda pela falta dos itens, trazendo problemas para o setor financeiro de uma empresa. Na maioria dos casos, quando ocorre a quebra do estoque é devido à utilização de processos manuais, que são falhos.
Portanto, para que esse problema não aconteça, o ideal é automatizar os processos de entrada e saída relativos ao estoque. Dessa maneira, todas as mercadorias serão controladas e contabilizadas de maneira ágil e sem a interferência humana, praticamente eliminando os erros.
3. Compra de itens acima do necessário
Não saber quantos itens o estoque possui pode ser um verdadeiro problema para a empresa, principalmente porque, em muitos casos, os gestores acabam gastando mais do que realmente precisavam. Essa falha gera perdas de recursos para a organização, os quais poderiam ser destinados para outra área.
Quando um gestor acaba extrapolando o número de pedidos para renovar o estoque, principalmente os de itens sazonais com baixa procura em determinados momentos do ano, as chances de se deparar com uma perda, obsolescência e comprometimento de espaço físico são extremamente altas.
Dessa maneira, para evitar problemas de estoque com esta falha, o recomendado é que o gestor leve em consideração os dados históricos e informações acerca do inventário para que compreenda, de maneira clara e objetiva, o que é possível usar para uma negociação de compra ou o que é preciso repor, especialmente em épocas em que um determinado produto apresenta uma grande procura.
4. Inventário manual e sem atualização
Ter um inventário manual não favorece nenhuma empresa, principalmente aquelas que desejam estar em um patamar competitivo favorável no mercado em que atua. Afinal, na atualidade, tudo pode ser resolvido por meio da tecnologia, o que não exclui, de forma alguma, as operações intralogísticas e de estoque.
Levando em consideração as movimentações do dia a dia de uma empresa, com a constante entrada e saída de um determinado produto, com processos manuais os funcionários acabam cometendo erros, ainda que involuntariamente. No entanto, quando há um sistema responsável pelo gerenciamento do estoque, os erros praticamente.
Além disso, inventários sem atualização ou registros que não foram complementados da maneira correta podem acabar prejudicando o controle de estoque e, também, a emissão das notas fiscais para os clientes. O mais recomendado é que um sistema integrado com os outros departamentos seja implementado, facilitando o acesso e o monitoramento.
5. Ausência de controle do giro de produtos
Há um outro erro extremamente comum na hora de fiscalizar o estoque: a ausência do controle do giro dos produtos. Muitos gestores acabam controlando os itens presentes em seu estoque por meio de informações relativas à demanda. Ou então, aos dados isolados de cada um desses produtos, o que prejudica as operações.
Para que nenhum dano financeiro acabe atingindo a operação, a forma correta é planejar cada uma das etapas e todos os processos que envolvem o estoque. Dessa maneira, torna-se possível identificar, de maneira mais precisa, quais itens precisam ser comprados e em qual momento deverão ser adquiridos, além do volume de compras adequado.
Também é imprescindível que o tempo até que a venda do produto seja realizada também seja levada em consideração. No momento em que um gestor deixa de lado o giro dos produtos que ainda estão em estoque, é possível que acabe gastando dinheiro em outros itens que não possuem uma saída tão frequente.
6. Problemas de estoque ocasionados por picking e putting manual
A utilização de processos de picking e putting manuais gera grandes problemas de estoque para as organizações. Isso acontece porque ambos os processos são pouco ergonômicos, levam muito do tempo para serem realizados. Além disso, não se mostram nada efetivos, pois estão sujeitos a erros operacionais.
Para que o picking e putting de mercadorias sejam realizados de forma eficaz e otimizada, o ideal é utilizar a tecnologia, com sistemas e equipamentos responsáveis por automatizar estes processos. Com isto, a produtividade aumenta e os erros são eliminados, com total controle e rastreabilidade de todas as operações.
7. Falta de investimento na capacitação da equipe
Um dos maiores problemas na gestão de estoque é não investir na capacitação dos colaboradores da empresa. Ainda que essa área seja totalmente automatizada e conte com sistemas especializados para a separação de produtos, é necessário treinar os colaboradores para que eles saibam manipular todas essas tecnologias.
Ao fazer um gerenciamento insuficiente do estoque, as chances de apresentar perdas financeiras e de materiais são muito grandes. O ideal é que toda a equipe esteja devidamente informada e engajada acerca de sua missão dentro da empresa, realizando as atividades da forma mais assertiva possível.
Também é importante ressaltar que os sistemas de gestão são os principais responsáveis por integrar a maioria das informações contidas em um estoque, fazendo com que os processos manuais sejam majoritariamente eliminados. No entanto, o colaborador precisa compreender sobre os benefícios da informatização e a necessidade das melhorias implementadas no seu local de trabalho.
8. Falta de investimento em tecnologia
Viver na era da tecnologia e não pensar em investir nela pode ocasionar grandes problemas de estoque. Empresas que não utilizam um sistema de gestão automatizado e integrado ou que insistem na utilização de ferramentas obsoletas acabarão ficando para trás. Principalmente em um mercado cada vez mais competitivo, onde quem aposta em inovação e melhorias constantes acaba obtendo os resultados superiores aos da concorrência.
Na atualidade, realizar o controle em planilhas impressas, por exemplo, não supre nenhuma necessidade da indústria, além de ser muito improdutivo e sujeito a erros. A utilização de sistemas integrados é indispensável, permitindo o gerenciamento de produtos de maneira assertiva. Além disso, o uso da tecnologia permite um planejamento adequado e efetivo para atender às demandas.
Portanto, é quase que obrigatório se atualizar sobre as novas tecnologias voltadas para a gestão de estoque. É preciso buscar conhecimento, participar de workshops e promover a educação continuada para entender quais soluções se adequam da melhor maneira para a empresa. Só assim, torna-se possível continuar competindo no mercado.
9. Ausência de volume para atender a demanda
Assim como é preciso não permitir que os produtos sejam mantidos em estoque com uma maior quantidade do que a necessária, a ausência de itens também pode representar sérios problemas para a empresa. Quando um gestor consegue realizar o planejamento baseado em um histórico bem-sucedido, as chances de atender à demanda regular serão bem maiores.
Este problema acaba esbarrando sempre no mesmo tópico: a ausência de tecnologia. Nenhum processo deve ser realizado de maneira manual, em uma planilha de computador ou em fichas impressas. O ideal é que haja um sistema previamente programado para organizar e gerenciar o estoque e, consequentemente, suprir as necessidades de compra.
10. Problemas de estoque por falta de padrão no cadastro de itens
É muito comum que algumas empresas não possuam um padrão definido para os seus registros de materiais. Isso acaba levando essas organizações a cadastrar um mesmo item com códigos e descrições totalmente diferentes, o que dificulta a sua procura dentro do estoque quando necessário, além de contribuir para erros de inventário.
Essa falta de organização irá prejudicar o controle dos produtos existentes para venda, pois não será possível saber se o produto está disponível ou não com exatidão. A falta de padronização também pode acarretar furos no estoque, o que atrapalha diretamente na contabilidade da empresa.
Para que esse problema seja solucionado, o ideal é que um padrão seja estabelecido para o registro das descrições e dos códigos. Também é possível utilizar uma única descrição e código para tipos específicos de mercadorias em estoque.
Como vimos, são muitas as causas responsáveis por ocasionar uma gestão de estoque ineficiente. É preciso estar atento a muitas variantes, e uma delas é buscar sempre novos conhecimentos acerca de tecnologias e tendências. Acesse no nosso blog para compreender sobre os mais diversos assuntos e avanços tecnológicos nas mais diversas áreas.