Garantir uma boa gestão na armazenagem de insumos hospitalares é uma medida que precisa ser discutida nas unidades responsáveis pela saúde. Isso porque esta prática impacta diretamente as atividades de um hospital, que possuem um consumo diário elevado de materiais como máscaras, luvas, seringas e, principalmente, medicações, entre vários outros insumos.
Outro ponto relevante sobre esse assunto é que, por meio de uma gestão eficiente dos produtos, há uma redução considerável dos custos e dos erros operacionais. Sendo assim, ao realizar um bom gerenciamento, torna-se possível garantir um melhor atendimento aos pacientes, além de uma economia para a instituição.
Boas práticas de armazenagem de insumos hospitalares
Adotar práticas positivas acerca da armazenagem dos insumos de um hospital, bem como de laboratórios e farmácias, é uma atitude indispensável para preservar os produtos e medicamentos, principalmente porque estes são componentes primordiais para garantir a operacionalidade do hospital como um todo.
Conheça, abaixo, quais são as principais práticas positivas relacionadas à armazenagem de insumos hospitalares:
1. Gerenciamento de demandas
Em alguns casos, é necessário que a aquisição de medicamentos respeite as normas estabelecidas pelo governo. Dessa maneira, haverá a necessidade da indicação de um volume mínimo de faturamento. Por isso, é indispensável que haja um controle meticuloso dos produtos, evitando que faltem por um longo período.
Também há a possibilidade de implementação do disparo de requisições tomando como base a saída de insumos em um período de atendimento, visando manter um estoque mínimo para cada um dos itens utilizados. Ao adotar um bom sistema de gerenciamento, há como contribuir com a observação dessas demandas hospitalares.
2. Otimização do estoque
Realizar um registro efetivo das entradas e saídas dos insumos dentro do ambiente hospitalar é indispensável. Isso ajuda a simplificar a tomada de decisões que está relacionada aos pedidos de novos materiais, assim como na organização do estoque.
Pensando nisso, o uso de dispensários eletrônicos para armazenagem e distribuição de materiais, assim como de outros equipamentos de automação e controle de mercadorias ajudam não só a manter um excelente fluxo de trabalho, como otimizam o espaço do estoque e trazem mais segurança para as operações internas.
É por meio dessa prática que os desperdícios e os erros podem ser reduzidos, além do impedimento de extravios. Dessa forma, torna-se possível obter, em tempo real, tudo o que está sendo movimentado em relação ao atendimento dos pacientes.
3. Organização de materiais por categoria
Uma das boas práticas de armazenagem de insumos hospitalares é a organização de materiais a partir de suas categorias. Assim que os insumos forem recebidos e conferidos, é importante fazer uma classificação e, após isso, a armazenagem, levando em consideração as características, as prioridades e a frequência do uso.
Por meio da catalogação, a conservação e armazenagem de materiais e medicamentos se tornarão bem mais eficientes. Aliando esta prática ao uso de sistemas de gerenciamento, é possível priorizar as saídas de forma inteligente, para que os itens com a data de validade mais próxima sejam utilizados primeiro, evitando perdas.
4. Análise de relatórios
A análise de relatórios pode ser feita a partir da implementação da automação nos ambientes hospitalares. Com a adoção de um sistema integrado, será possível acompanhar todo o fluxo de insumos, além de controlar o estoque adequadamente, evitando gastos desnecessários ou o repasse de informações incorretas.
A logística hospitalar poderá ser integrada com os prontuários eletrônicos, facilitando o trabalho do departamento financeiro. Ao fazer essa integração, o dia a dia dos profissionais da área da saúde se tornará muito mais simples, promovendo um controle adequado e assertivo acerca da saída e entrada de medicamentos e materiais do estoque.
5. Automação de processos
Para que a armazenagem de insumos hospitalares seja realmente eficiente, é necessário contar com a ajuda da tecnologia, mais especificamente com o uso de equipamentos e sistemas para a automação de processos.
As tecnologias para armazenagem, dispensação e gerenciamento de materiais e medicamentos controlam com exatidão todos os itens do estoque, com pouquíssima manipulação humana, o que evita contaminações e erros operacionais, inclusive para hospitais que trabalham com sistemas de dose unitárias.
É possível automatizar desde a produção e armazenagem da dose unitária, com robôs que cortam, embalam e armazenam as medicações e materiais, até o transporte, com o uso de sistemas de transporte pneumático, aumentando a produtividade e trazendo segurança e comodidade tanto para a equipe médica quanto para os pacientes do hospital.
6. Programa de educação continuada
É muito importante manter o treinamento das equipes em dia no ambiente hospitalar, principalmente porque são os colaboradores quem irão lidar diretamente com os pacientes, prestando serviços e os ajudando no processo de recuperação.
Todo gerenciamento de insumos hospitalares deverá englobar os colaboradores que se relacionam diretamente com essa rotina do hospital. Por isso, possuir um programa de educação continuada para conscientização e orientação acerca dessas atividades é fundamental, principalmente quando novas tecnologias e sistemas forem implementados.
Quando todos os colaboradores conseguem entender as normas e as suas aplicações no dia a dia de uma unidade de saúde, o engajamento acaba se tornando real e há uma otimização efetiva dos processos.
7. Realização frequente de inventários
Dentre as boas práticas de armazenagem de insumos hospitalares há a necessidade de realizar inventários frequentes, certificando-se do que está faltando e do que está excedendo dentro do estoque. Isso ajudará a controlar e identificar se o gerenciamento do estoque está saindo de acordo com o planejado.
O período para que essa contagem seja realizada poderá ser definido com base na classificação de cada um dos insumos, sendo ela mensal, semestral ou anual. O ajuste do volume físico e o registro no sistema deverão ser feitos após essa checagem. Em seguida, os times precisarão ser comunicados sobre as divergências possivelmente identificadas.
8. Bom relacionamento com fornecedores
Por fim, ter uma boa relação com os fornecedores também pode ajudar. Muitos hospitais acabam atuando com um sistema de consignação de itens, mantendo os insumos disponíveis em almoxarifados. Assim, a aquisição só é considerada efetivada quando o material é utilizado em um paciente.
Ainda que as compras sejam feitas de modo periódico, é necessário que o relacionamento com os fornecedores seja bem definido. Se isso acontecer, se torna possível reduzir a ocorrência dos danos com o transporte, a falta de insumos e, também, os atrasos com a entrega dos produtos necessários para o funcionamento hospitalar, além de uma possível redução de custos para compras em um maior volume no mesmo fornecedor.
Conte com a Engeclinic para otimizar a armazenagem de insumos hospitalares
Vimos que quando o assunto é sobre a armazenagem de insumos hospitalares, é notável que a tecnologia é indispensável para um bom funcionamento do ambiente hospitalar, bem como para reduzir as perdas e proporcionar um controle efetivo do inventário.
É por isso que a Engeclinic oferece soluções em automação customizadas para atender às necessidades de cada unidade de saúde. Nossos equipamentos são modulares e se integram aos sistemas já existentes em cada operação, oferendo mais controle, assertividade e produtividade. Com isso, é possível eliminar os erros, reduzir os custos e trazer segurança e conforto para a equipe médica e para os pacientes do seu hospital. Precisa de soluções para uma gestão eficiente do seu ambiente hospitalar? Então entre em contato com a Engeclinic!